Cara membuat Mail Merge di Microsoft Word

Cara Membuat Mail Merge di Microsoft Office Word 2007, 2010, 2013

Apakah sobat hanhan pernah membuat undangan?dan mengalami kesulitan ketika harus mencantumkan alamat tujuan dan nama dari penerima undangan tersebut?jika ya maka sobat hanhan harus menguasai teknik Mail Merge.

Mail merge merupakan salah satu fitur yang sangat bermanfaat di Microsoft Word. Dengan fitur Mail Merge ini, kita bisa dengan mudah membuat surat yang isinya sama tetapi ditujukan untuk banyak orang dan tempat yang berbeda-beda hanya dengan sekali kerja saja. Jadi, kita tidak perlu membuat dokumen sebanyak orang yang menerima surat tersebut. Kita hanya perlu membuat satu naskah surat saja yang nantinya bisa kita sisipkan data penerima yang jumlahnya banyak secara otomatis. Selain untuk surat, Mail Merge juga sering digunakan untuk membuat Sertifikat dan dokumen lain yang sifatnya masal.
Baik langsung saja sobat hanhan simak langkah-langkahnya....

Disini akan hanhan berikan langkah membuat mail merge secara singkat dan cepat tanpa melakukan langkah step by step di menu mail merge yang menurut hanhan ribet dan membingungkan. Syaratnya adalah sobat hanhan buatlah terlebih  dulu data alamat yang akan dimasukan ke dalam dokumen menggunakan mail merge di microsoft excel. seperti contoh pada gambar berikut ini
Kemudian kita buat  naskah surat atau dokumennya, disini hanhan contohkan untuk menulis alamat tujuan pada kepala surat

Setelah selesai membuat dokumennya kemudian kita masuk ke mail merge wizard dengan memilih menu mailings, kemudian pilihlah select recipient lalu klik Use an Existing List....

Nanti akan muncul jendela Select Data Source, silahkan sobat cari data file excel yang telah sobat buat tadi diletakan dimana pada PC/ laptop kita, pilih filenya kemudian klik tombol open
lalu akan munjul jendela select table, silahkan sobat hanhan pilih dimana datanya berada ( disini data hanhan ada di sheet1) kemudian klik OK
Letakan kursor terlebih dahulu pada bagian yang akan dimasukan data list alamatnya. Aturlah data yang akan dimasukan kedalam dokumen pada menu Maillings, grup Write & Insert, klik Insert Merge Field, lalu pilih masing masing field. sesuaikan dengan data yang dibutuhkan
Untuk melihat hasilnya, klik Privew Result. Akan diperlihatkan hasilnya satu per satu. Jika ingin melihat hasil lainnya, tinggal ganti saja index nomornya menjadi nomor data pada tabel data tadi. Misal untuk melihat hasil data nomor dua, ganti saja index nomornya menjadi 2/ dengan menekan tanda panah ke kanan untuk melihat data berikutnya. tekan panah kiri untuk melihat data sebelumnya.
Setelah semuanya dirasa sudah benar, sobat hanhan bisa menyimpannya sebagai dokumen baru ataupun mencetaknya langsung.
Untuk tahap akhir ini, kita klik tombol Finish & Merge, lalu pilih:
  • Edit Individual Documents… untuk menyimpan hasil dari mail merge yang dibuat tadi ke dalam dokumen baru. Sangat disarankan untuk memilih opsi ini agar dokumen tersimpan dan tidak hilang. Pada dokumen baru ini, semua surat akan ditampilkan per halaman.
  • Print Documents… untuk mencetak langsung dokumen surat langsung.
Semoga tutorial ini bermanfaat bagi sobat hanhan......

SHARE THIS